Antes de la entrega de llaves de cualquier producto inmobiliario, es muy común hacer una primera visita de prospección por parte del comprador, para que antes de dicha entrega se arreglen aquellos desperfectos encontrados e incluso después de ésta, una vez recibidas las llaves, es aconsejable que se revise la unidad de venta adquirida para detectar posibles defectos que en la anterior visita se habían pasado por alto o que simplemente no se han solucionado. Constructo Promociones, ofrece la herramienta necesaria, que facilita al promotor la gestión de estas incidencias, para que pueda llevar un estricto control sobre ellas. En el momento en que el comprador comunica al promotor una incidencia, éste puede recogerla en la unidad de venta correspondiente.

Este articulo recoge, como se estructura la ficha de incidencias de una unidad de venta, que ofrece la solución Constructo Promociones, en la cual se puede recoger toda la información relativa a la o las incidencias detectadas, y como a partir de esta información se pueden obtener informes detallados que permitan al promotor llevar de forma correcta y rápida la gestión de las mismas.

Estructura de la ficha incidencia e información que recoge

Cada unidad de venta que se edita en la solución Constructo Promociones, tiene su propia ficha de incidencias, la cual se divide en tres pestañas que recogen la siguiente información:

• Pestaña datos:
  Permite introducir:

  • La localización de la incidencia, el oficio necesario para su resolución, la urgencia con que hay que solucionarla y la persona responsable.

  • Si la incidencia es admitida o no, si se trata de una reincidencia y si está o no cerrada.

  • Además permite llevar un control de cuando se ha dado aviso por parte del comprador de la incidencia, cuando se ha dado respuesta por parte de la obra así como las fechas reales y previstas de finalización.

  
  Figura 1: Ficha Incidencia: Pestaña datos

• Pestaña comentario:
  Permite añadir un texto que defina con mayor precisión la incidencia definida en la pestaña datos.
  
  Figura 2. Ficha Incidencia: Pestaña comentario

• Pestaña documentos:
  Permite introducir, fotos, planos, imágenes….
  
  
  Figura 3. Ficha Incidencia: Pestaña documentos

Informes obtenidos a partir de los datos introducidos en la ficha Incidencias.

A través de la función Informes, y seleccionando la consulta Incidencias, que se encuentra en la parte izquierda de la ventana informes, la aplicación genera documentos que recogen los datos incluidos en la ficha incidencias de cada una de las unidades de venta. Esta ventana de informes, en su lado derecho, se divide en dos partes:

• Una parte superior que recoge todas las promociones con las unidades de venta, las cuales tienen asociado algún tipo de incidencia.

• Una parte inferior que muestra la vista previa del informe seleccionado en la parte izquierda de la ventana.
  
  
  Figura 4. Ventana de informes.

La aplicación permite elegir entre dos tipos de edición de los informes:

• Informes: incluye los informes estándar, propios de Constructo Promociones.
  
  
  Figura 5. Informes estándar

• Crystal Reports: incluye informes creados mediante el programa Crystal Reports.
  
  
  Figura 6. Informe en formato Crystal Reports

Los informes que se pueden obtener son:

• Por unidades de venta completo ó por unidades de venta resumido: para cada promoción, muestra aquellas unidades de venta de dicha promoción, en las cuales se haya recogido alguna incidencia.

  • Informe completo: muestra toda la información introducida en la pestaña incidencia de cada una de las unidades de venta.
    
    
    Figura 7. Informe por Unidades de venta completo

  • Informe resumido: muestra para cada unidad de venta la localización y urgencia de la incidencia, así como el oficio que ha de intervenir para resolverla, y el comentario que amplia la información de la misma.
    
    
    Figura 8. Informe por Unidades de venta resumido

• Por oficios completo ó por oficios resumido: muestra para cada promoción, los oficios que han de intervenir para resolver la incidencia. Para cada oficio, muestra todas las unidades de venta de la promoción que requieren sus servicios.

  • Informe completo: muestra para cada oficio, toda la información introducida en la pestaña incidencia de cada uno de los productos.
    
    
    Figura 9. Informe por oficios completo

  • Informe resumido: para cada oficio, la unidad de venta que necesita de dicho oficio, la localización y urgencia de la incidencia, así como el comentario que amplia la información de la misma.
    
    
    Figura 10. Informe por oficios resumido

• Por urgencia completo ó por urgencia resumido: muestra para cada promoción, la premura, con la cual se han de resolver las incidencias de cada una de las unidades de venta que la componen.

  • Informe completo: muestra para cada tipo de urgencia, toda la información introducida en la pestaña incidencia de cada una de las unidades de venta.
    
    
    Figura 11. Informe por urgencia completo.

  • Informe resumido: únicamente muestra para cada tipo de urgencia, la unidad de venta que requiere de esa premura, la localización de la misma y oficio necesario para su resolución, así como el comentario que amplia la información de la misma.
    
    
    Figura 12. Informe por urgencia resumido

Consulta detalla de los informes de incidencias: filtros de información

La aplicación, permite realizar en cada momento, consultas más detalladas, de una forma rápida y sencilla, de cada uno de los informes que ofrece. Para poder decidir que información se quiere consultar, se ha de recurrir a los filtros que el programa tiene, y los cuales se seleccionan en la parte superior derecha de la ventana de informes, que lleva por nombre Consulta de incidencias. De esta manera no solo se pueden consultar las incidencias por unidad de venta, oficios o urgencia, sino que dentro de cada uno de estos informes se pueden emplear uno o más filtros de los que se enumeran a continuación.

• Se pueden visualizar todas las promociones, una, o varias simultáneamente, para ello basta con indicar que promoción o promociones son las que se quieren consultar a través del filtro Referencia.
  
  
  Figura 13. Selección de promoción que se desea consultar.
  
  
  Figura 14. Informe de incidencias de unidades de venta resumido de una sola promoción.
  
  
  Figura 15. Informe de incidencias por oficios resumido de una sola promoción
  
  
  Figura 16. Informe de incidencias por urgencia resumido de una sola promoción

• Dentro de cada promoción, se puede seleccionar, que unidad de venta es la que se quiere consultar, de todas las que tienen alguna incidencia recogida, y/o las incidencias de un determinado contacto.
  
  
  Figura 17. Consulta por una determinada una unidad de venta y un contacto concreto.
  
  
  Figura 18. Informe de incidencias de unidades de venta resumido de una unidad de venta y de un comprador.
  
  
  Figura 19. Informe de incidencias por oficios resumido de una unidad de venta y de un comprador.
  
  
  Figura 20. Informe de incidencias por urgencia resumido de una unidad de venta y de un comprador.

• La aplicación también permite que cada una de las unidades de venta se puedan filtrar por:

  • La localización de las incidencias.
    
    
    Figura 21. Consulta por localización de las incidencias.
    
    
    Figura 22. Informe de incidencias por urgencia resumido de las incidencias localizadas en una determinada unidad de venta.

  • Por la urgencia de resolución de las incidencias.
    
    
    Figura 23. Consulta por urgencia de resolución de las incidencias.
    
    
    Figura 24. Informe de incidencias por unidades de venta resumido de una incidencia de resolución muy urgente

  • Unidades de venta que tienen incidencias cerradas, rechazadas o reincidentes.
    
    
    Figura 25. Consulta de incidencias cerradas de una determinada unidad de venta.
    
    
    Figura 26. Informe de incidencias por urgencia resumido que ya están cerradas.

  • Por oficios que han de intervenir en la resolución de la incidencia
    
    
    Figura 27. Consulta de incidencias en las que interviene el montador de persianas.
    
    
    Figura 28. Informe de incidencias por urgencia resumido en las que interviene el ofico montador de persianas.

  • Por cualquiera de las fechas introducidas en la pestaña incidencia de cada una de las unidades de venta.
    
    
    Figura 29. Consulta de incidencias cuya fecha de aviso fue el 26/04/2009.
    
    
    Figura 30. Informe de incidencias por urgencia resumido cuya fecha de aviso fue el 26/04/2009.

  • O por un conjunto de los filtros anteriormente descritos.
    
    
    Figura 31. Consulta de incidencias de la unidad de venta P1_V2A, las cuales están localizadas en el salón, el oficio que interviene es el de Albañilería, la premura de resolución es Muy Urgente y se trata de una reincidencia.
    
    
    Figura 32. Informe de incidencias poe unidades de venta resumido, filtrado por lo indicado en la Figura 31.

Conclusiones

• • La aplicación permite recoger para cada unidad de venta, todas la incidencias y sus detalles (localización, descripción, fechas previstas y reales de realización, así como el estado de ejecución)
  • Se puede obtener un informe completo o resumido de las incidencias por unidades de venta, por oficios o por urgencia.

• • Se pueden obtener informes más detallados, en función de la información que se necesite en cada momento, seleccionando los filtros deseados de entre los que ofrece la aplicación (incidencias de un determinado comprador, las cerradas, por fechas previstas, por fechas reales, por oficios, por localización, por unidad de venta, por promoción…)

• • Los informes, pueden obtenerse según los formatos preestablecidos en la propia aplicación, o mediante el editor de informes del programa Crystal Reports. Además pueden exportarse a varios formatos de archivo, como XLS o PDF.
  
  
  Figura 33. Informe de incidencia por oficios resumido en formato PDF.
  
  
  Figura 34. Informe de incidencia por unidades de venta completo en formato Excel (mapa del documento)
  
  
  Figura 35. Informe de incidencia por unidades de venta completo en formato Excel (Incidencias)